Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (άρθρο 28 ΓΚΠΔ)

Έκδοση 2 · ισχύει από 13/10/2026

Μεταξύ της εταιρείας-πελάτη («ο Υπεύθυνος») και της DIGITAL CONNECT, Σκουφά 149, 132 31 Πετρούπολη, Ελλάδα, ΑΦΜ EL101203210 («ο Εκτελών»). Η σύμβαση συνάπτεται ηλεκτρονικά με την αποδοχή της από διαχειριστή του Υπευθύνου και αποτελεί μέρος των Όρων χρήσης.

1. Αντικείμενο και διάρκεια

Ο Εκτελών επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου, αποκλειστικά για την παροχή του VesselsFlow PMS, για όσο διαρκεί η συνδρομή και μέχρι τη διαγραφή των δεδομένων κατά το άρθρο 9.

2. Φύση της επεξεργασίας

• Κατηγορίες υποκειμένων: προσωπικό γραφείου και πληρώματα του Υπευθύνου, επιθεωρητές, συνεργάτες και προμηθευτές του.
• Κατηγορίες δεδομένων: ονόματα, θέσεις/βαθμοί, στοιχεία επικοινωνίας, ενέργειες στην εφαρμογή (εργασίες, υπογραφές, σημειώσεις, φωτογραφίες), στοιχεία σύνδεσης. Η υπηρεσία δεν προορίζεται για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (π.χ. υγεία)· ο Υπεύθυνος δεν τις καταχωρίζει.
• Ενέργειες: αποθήκευση, οργάνωση, ανάκτηση, αναζήτηση, συγχρονισμός με την εφαρμογή πλοίου, αντίγραφα ασφαλείας, διαγραφή.

3. Υποχρεώσεις του Εκτελούντος

1. Επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τεκμηριωμένες εντολές του Υπευθύνου, όπως εκφράζονται μέσω της χρήσης και των ρυθμίσεων της υπηρεσίας.
2. Δεσμεύει με υποχρέωση εμπιστευτικότητας όσους έχουν πρόσβαση στα δεδομένα.
3. Δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς ούτε για εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.

4. Μέτρα ασφαλείας

• Κρυπτογραφημένη μεταφορά (HTTPS/TLS).
• Κωδικοί μόνο ως hash, επαλήθευση δύο βημάτων, κλείδωμα μετά από αποτυχημένες προσπάθειες.
• Πλήρης διαχωρισμός δεδομένων ανά εταιρεία, δικαιώματα ανά ρόλο και πλοίο.
• Αρχεία εκτός του δημόσιου φακέλου του server, με πρόσβαση μόνο μέσω της εφαρμογής.
• Ιστορικό ενεργειών (audit trail) που δεν τροποποιείται.
• Καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας και έλεγχοι συστήματος.

5. Υπεκτελούντες

Ο Υπεύθυνος δίνει γενική άδεια για τους παρακάτω υπεκτελούντες:

• Πάροχος φιλοξενίας (hosting), email και αντιγράφων ασφαλείας: INWEBPRO LTD, κέντρο δεδομένων Lamda Hellix, Αθήνα, Ελλάδα
• Πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης (μόνο όταν το AI είναι ενεργό): Anthropic PBC (ΗΠΑ), OpenAI (ΗΠΑ), με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες
• Google Ireland Ltd: μόνο για την ιστοσελίδα vesselsflow.com (Google Analytics, με συγκατάθεση)

Ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν προσθέσει ή αντικαταστήσει υπεκτελούντα. Ο Υπεύθυνος μπορεί να αντιταχθεί για εύλογο λόγο. Οι λειτουργίες AI χρησιμοποιούν παρόχους AI μόνο όταν το AI είναι ενεργό για την εταιρεία.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ

Γίνονται μόνο με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή άλλη εγγύηση του κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ.

7. Συνδρομή στον Υπεύθυνο

Ο Εκτελών βοηθά τον Υπεύθυνο να απαντά σε αιτήματα υποκειμένων (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, φορητότητα). Η εφαρμογή παρέχει γι' αυτό εξαγωγή δεδομένων, ανωνυμοποίηση χρήστη και κλείσιμο λογαριασμού.

8. Παραβίαση δεδομένων

Ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός 48 ωρών από τη στιγμή που αντιλαμβάνεται παραβίαση, με όσες πληροφορίες χρειάζεται ο Υπεύθυνος για τη δική του γνωστοποίηση.

9. Επιστροφή και διαγραφή

Με τη λήξη της συνεργασίας ο Υπεύθυνος εξάγει τα δεδομένα του από την εφαρμογή. Στη συνέχεια ο Εκτελών τα διαγράφει οριστικά, μαζί με τα αρχεία· τα αντίγραφα ασφαλείας ανακυκλώνονται εντός 30 ημερών.

10. Έλεγχοι

Ο Εκτελών παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδειχθεί η συμμόρφωσή του και επιτρέπει ελέγχους από τον Υπεύθυνο ή εντεταλμένο ελεγκτή, με εύλογη προειδοποίηση και εμπιστευτικότητα.

11. Επικοινωνία

Για θέματα προστασίας δεδομένων: info@vesselsflow.com.

Προηγούμενες εκδόσεις: v1 (13/10/2026)